如果会议住地距会场较远，必须有车辆接送与会代表，要与会人数尽可能组织足够的车辆，以保证会议的需要。对于集体活动用车，因为车人多，必须加强派车管理、车辆调度、用车检查和驾驶员的管理，保证与会人员按号入座，有序乘车。不敷乘坐时，可以租车。零星用车，必须建立用车制度，规定用车的范围和任务，履行批准手续。至于领导干部用车，则应按规定予以保证。

会议包车租车要注意的细节：

(一)租车前您应先了解想租的车型的性能，价格及租车所需证件。

(二)电话预订时需要您留下详细的相关信息，已备不时之需。

(三)预订提前1-2天，预订周末的车辆需要提前2-3天。

(四)用车天数应定少天数，如不够用应提前在还车时间之前电话续租。

(五)提车时，需带全所有证件，大部分证件都要原件。

(六)签署合同前应仔细浏览合同的内容后再签字。

(七)发车和还车验车时应仔细查看，确认无误后再签署单据。

(八)驾驶车辆时注意行使。

(九)一旦发生事故，应尽快通知相关部门，一定要有交警的事故判定书或是安委会的证明，这两样是保险理赔所必须的证明。保险一定要在时间通知，迟不能超过24小时。