档案分配表
为了管理档案存储，硬碟分区完毕后，接下来的工作是格式化分区。格式化程式根据分区大小，合理的将分区划分为目录档案分配区和数据区，就像我们看得小说，前几页为章节目录，后面才是真正的内容。档案分配表内记录着每一个档案的属性、大小、在数据区的位置。我们对所有档案的操作，都是根据档案分配表来进行的。档案分配表遭到破坏以后，系统无法定位到档案，虽然每个档案的真实内容还存放在数据区，系统仍然会认为档案已经不存在。我们的数据丢失了，就像一本小说的目录被撕掉一样。要想直接去想要的章节，已经不可能了，要想得到想要的内容（恢複数据），只能凭记忆知道具体内容的大约页数，或每页（扇区）寻找你要的内容。我们的数据还可以恢复回来。
删除
我们向硬碟里存放档案时，系统首先会在档案分配表内写上档案名称称、大小，并根据数据区的空闲空间在档案分配表上继续写上档案内容在数据区的起始位置。然后开始向数据区写上档案的真实内容，一个档案存放操作才算完毕。
删除操作却简单的很，当我们需要删除一个档案时，系统只是在档案分配表内在该档案前面写一个删除标誌，表示该档案已被删除，他所占用的空间已被“释放”， 其他档案可以使用他占用的空间。所以，当我们删除档案又想找回他（数据恢复）时，只需用工具将删除标誌去掉，数据被恢复回来了。当然，前提是没有新的档案写入，该档案所占用的空间没有被新内容覆盖。
关于防止数据丢失的3个方法：
1. 永远不要将你的档案数据保存在作业系统的同一驱动盘上
我们知道大部分文字处理器会将你创建的档案保存在“我的文档”中，然而这恰恰是不适合保存档案的地方。对于影响作业系统的大部分电脑问题(不管是因为病毒问题还是软体故障问题)，通常的解决方法就是重新格式化驱动盘或者重新安装作业系统，如果是这样的话，驱动盘上都所有东西都会数据丢失。
另外一个成本相对较低的解决方法就是在你的电脑上安装第二个硬碟，当作业系统被破坏时，第二个硬碟驱动器不会受到任何影响，如果你还需要购买一台新电脑时，这个硬碟还可以被安装在新电脑上，而且这种硬碟安装非常简便。
如果你对安装第二个驱动盘的方法不很认可，另一个很好的选择就是购买一个外接式硬碟，外接式硬碟操作更加简便，可以在任何时候用于任何电脑，而只需要将它插入USB连线埠或者firewire连线埠。
2. 定期备份你的档案数据，不管它们被存储在什幺位置
将你的档案全部保存在作业系统是不够的，应该将档案保存在不同的位置，并且你需要创建档案的定期备份，这样我们就能保障档案的性，不管你的备份是否会失败：光碟可能被损坏，硬碟可能遭破坏，软碟被清除等原因。如果你想要确保能够随时取出档案，那幺可以考虑进行二次备份，如果数据非常重要的话，你甚至可以考虑在防火层保存重要的档案。
3. 提防用户错误
虽然我们不愿意承认，但是很多时候是因为我们自己的问题而导致数据丢失。可以考虑利用文字处理器中的保障措施，例如版本特徵功能和跟蹤变化。用户数据丢失的常见的情况就是当他们在编辑档案的时候，意外地删除掉某些部分，那幺在档案保存后，被删除的部分就丢失了，除非你启用了保存档案变化的功能。
如果你觉得那些功能很麻烦，那幺我建议你在开始编辑档案之前将档案另外储存为不同名称的档案，这个办法不像其他办法一样组织化，不过这确实是一个好办法，也能够解决数据丢失的问题。
硬碟物理故障
CMOS不认盘； 常有一种“咔嚓咔嚓”的磁头撞击声； 电机不转，通电后无任何声音； 磁头错位造成读写数据错误； 启动困难、经常当机、格式化失败、读写困难； 自检正常，但“磁碟管理”中无法找到该硬碟； 电路板有明显的烧痕等。 磁碟物理故障分类： 盘体故障：磁头烧坏、磁头老化、磁头晶片损坏、电机损坏、磁头偏移、零磁轨坏、大量坏扇、碟片划伤、磁组变形； 电路板故障：电路板损坏、晶片烧坏、断针断线。 固件信息丢失、固件损坏等。