1. 为了契合共青团标准化建立的请求，放入档案盒内的一切资料必需是打印版的；
2. 档案盒里的一切资料未经允许不得带出办公室；
3. 档案盒的资料按时间次第排好，次第是新资料在上面;
4. 每次活动的申请书、筹划书、活动总结、活动感言必需放在一同便当查看；
5. 秘书将每次开会的内容记载好，放入档案盒的上面；
6. 档案盒里的资料的装订请求：在资料的左侧订两下即可；
7. 档案盒里放入新的资料时必需在时间内通知分会长；
8. 一切活动在完毕一周之后必需把申请书、筹划书、活动总结和活动感受放入档案盒。（一切资料都是一式两份，一份放档案盒，另一份交活动部备案.）